Integrirani sistemi upravljanja prema specifikaciji PAS 99:2012

Svrha specifikacije PAS 99:2012 pomoć organizacijama da ostvare koristi od konsolidacije zajedničkih zahtjeva u svim standardima sistema upravljanja i efektivno upravljanje tim zahtjevima.

Koristi od primjene specifikacije mogu uključivati:

a) poboljšanje poslovnog fokusa;

b) holistički (cjelovit) pristup upravljanju poslovnim rizicima i prilikama;

c) manje sukoba između pojedinih sistema upravljanja;

d) smanjene dupliciranja i birokratije;

e) efektivnije i efikasnije audite, i interne i eksterne;

f) lakše rješenje zahtjeva svakog novog sistema upravljanja koji organizacija želi da  implementira.

Mnogi elementi i klauzule korišteni u strukturi PAS su prepoznatljivi korisnicima standarda sistema upravljanja.

Okvir je međutim, proširen da formalno uključuji elemente koji nisu nužno bili osobina
standarda sistema upravljanja u prošlosti, iako su oni bili važni za uspjeh organizacije. Osnovna poglavlja strukture standarda su prikazana na sljedećoj slici, u korelaciji sa  osnovnim pristupom PDCA (Plan (Planiraj), Do (Primjeni), Check (Provjeri), Act (Poboljšaj).

Mnoge organizacije su primijenile ili primjenjuju formalne standarde sistema upravljanja, kao što su ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 20000, ISO 22000, ISO 22301, ISO/IEC 27001, ISO 37001, ISO 45001, ISO 50001 i drugi.

Često one upravljaju primjenom standarda kao nezavisnim sistemima. U svim sistemima upravljanja, međutim, postoje određeni zajednički elementi kojim se može upravljati na integrirani način; bitne karakteristike jedinstva svih sistema u okviru ukupnog sistema upravljanja organizacije se onda mogu prepoznati i koristiti na najbolji način. Radi toga je upitan pristup organizacija koje imaju odvojene sisteme.

Specifikacija PAS 99:2012 je izrađena kako bi se pomoglo organizacijama da integriraju zahtjeve pojedinih standarda u zajednički sistem upravljanja. Od početne revizije standarda PAS 99:2006 bilo je mnogo promjena u međunarodnim standardima pa je izdata revizija PAS 99:2012 koja uzima u obzir ove promjene i, posebno, uvođenje novih ISO smjernica, koje su date u konsolidiranim dopunama nedavno objavljenih  ISO direktiva, Dio 1 (Procedure specifične za ISO), Aneks SL (normativni) – Prijedlozi za standarde sistema upravljanje, SL.8 Smjernice za razvoj procesa i strukture standarda sistema upravljanja, plus dodaci 2-4 (dalje u tekstu “Aneks SL”).

NAPOMENA – U izradi ovog Aneksa SL smjernica on je bio poznat kao Nacrt ISO vodiča 83, Struktura visokog nivoa, identični ključni tekst i zajednički pojmovi i definicije za upotrebu u standardima sistema upravljanja.

Specifikacija PAS 99:2012 uključuje:

1) Aneks SL definicije i definiciju integriranog sistema upravljanja kako su primijenjene u ovom PAS;
2) Aneks SL ključni tekst, uključujući manje izmjene označene italik stilom slova. Ovi ključni zahtjevi su dati u uokvirenom tekstu na početku svakog poglavlja od poglavlja 4 pa nadalje;
3) zahtjeve koji su bili u PAS 99:2006 i nisu uključeni u Aneksu SL i koji nastavljaju da dodaju vrijednosti;
4) zahtjeve koji se smatraju kao zajednički za više od jednog standarda koji će pomoći u integraciji;
5) informacije o svrsi zahtjeva – gdje to nije vidljivo u standardima sistema upravljanja u tekućem korištenju – npr. Kontekst organizacije i Liderstvo.

Dodatne smjernice su date o "novim" elementima kao što su kontekst i liderstvo da pomognu organizacijama da implementiraju te zahtjeve. PAS koristi istu kategorizaciju kao okvir Aneksa SL za zajedničke zahtjeve sistema upravljanja i svaki predmet treba biti detaljnije razmotren u ovom PAS, kada se zahtijevaju dodatni zahtjevi ili smjernice. Pored toga, Dodatak A daje dodatne informacije smjernice o primjeni PAS, posebno za one standarde još nisu objavljeni u novoj strukturi.
Mnogi od zahtjeva u standardima su zajednički i mogu se praktično urediti pod jednim generičkim sistemom upravljanja, što omogućava smanjenje dupliciranja integracijom dva ili više sistema upravljanja te značajno smanjenje dokumentacije sistema upravljanja i poboljšavanje efektivnosti i efikasnosti sistema.
U velikim ili složenim organizacijama, može biti prikladno razdvojiti sve sisteme upravljanja između dva ili više integriranih sistema koji su dobro usklađeni sa organizacionim funkcijama, nego ih prisilno uključiti u jedan sistem. Bez obzira na to, usklađivanjem strukture standarda sistema upravljanja, kao što je opisano u specifikaciji PAS, organizacija ima priliku da osigura integrativni pristup.

Integracija treba biti planirana i sprovedena na strukturiran način. Mnoge organizacije su primijenile standarde sistema upravljanja kao rezultat eksternih pritisaka kao što su kupci koji zahtijevaju implementaciju standarda kvaliteta ili eksterni zahtjev za provođenje sistema zaštite zdravlja i sigurnosti na radu. Ovo se ne odnosi na integraciju, koja će biti učinjena isključivo u korist poslovanja. Prvi korak zbog toga treba da bude identifikacija poslovnih potreba. Ako poslovne potrebe ne vide koristi od integracije, onda to ne bi trebalo uraditi, iako je teško zamisliti organizaciju koja ne bi imala koristi od integracije.

Radi ispunjavanja zahtjeva određenog standarda sistema upravljanja potrebno je izvršiti analizu svih zahtjeva detaljno i usporediti ih s onima koji su već uključeni u integrirani sistem. Čak i elementi koji se smatraju zajedničkim mogu imati suptilne razlike u kontekstu pojedinog standarda.
Prilog SL ne specificira upotrebu ili procesni pristup ili PDCA pristup ili da li mogu biti prilagođeni unutar date strukture visokog nivoa. Radi pojednostavljivanja, na sljedećoj slici je prikaz cikličkog procesa i interakcija poglavlja zahtjeva specifikacije.