Sistem upravljanja organizacijom tokom krize - Kako se koristiti ISO standardima sistema upravljanja za poslovanje tokom krize?!
ISO standardi sistema upravljanja su najbolja praksa
Kriza (poplave, zemljotresi, epidemije, ekonomska kriza, ratovi i dr.) se ne događa baš često, ali već stečeno iskustvo iz ranijih kriza pokazuje da se u nepredvidivim okolnostima pravila ponašanja moraju biti donošena u pokretu - međutim, ISO standardi sistema upravljanja su najbolja praksa koje se može primijeniti efektivno čak i u nepovoljnim situacijama.
Veliki broj organizacija širom svijeta već je implementirao neke od ISO standarda sistema upravljanja, a većina ima certificirane sisteme upravljanja prema ISO izabranim standardima.
Svaka kriza uzrokuje štetu organizacijama širom svijeta - ne samo da postoji problem smanjenja (ili, u nekim slučajevima, naglog povećanja) potražnje za proizvodima ili uslugama, već postoji i problem kako se organizirati da svoje proizvode i usluge isporučuje na sasvim drugačiji način.Izazovi svjetske krize (pandemija Covid-19) u modernom poslovnom svijetu
Pandemija je "epidemija bolesti koja se javlja na širokom geografskom području i pogađa izuzetno veliki dio stanovništva".
Za poslovanje, za većinu organizacija to znači:
Konačno, da bi riješile drugi problem - zdravlje i sigurnost - organizacije počinju zahtijevati zaštitnu opremu za svoje zaposlenike i uvode pravila za socijalno distanciranje. Međutim, problem je u tome što oni ne znaju da li se to radi na odgovarajući način, a ne znaju bi li to zadovoljilo njihove kupce i partnere.
No, tu je i dobra prilika: ISO standardi mogu vam pomoći u rješavanju ovih izazova.
Veliki broj organizacija širom svijeta već je implementirao neke od ISO standarda sistema upravljanja, a većina ima certificirane sisteme upravljanja prema ISO izabranim standardima.
Svaka kriza uzrokuje štetu organizacijama širom svijeta - ne samo da postoji problem smanjenja (ili, u nekim slučajevima, naglog povećanja) potražnje za proizvodima ili uslugama, već postoji i problem kako se organizirati da svoje proizvode i usluge isporučuje na sasvim drugačiji način.Izazovi svjetske krize (pandemija Covid-19) u modernom poslovnom svijetu
Pandemija je "epidemija bolesti koja se javlja na širokom geografskom području i pogađa izuzetno veliki dio stanovništva".
Za poslovanje, za većinu organizacija to znači:
(1) da vas kupci ili zaposlenici ne mogu kontaktirati, iliZa rješavanje prvog problema organizacije počinju reagirati na sljedeće načine:
(2) da vas kupci ili zaposlenici mogu kontaktirati, ali se plaše za svoje zdravlje.
- prevladavaju nedostatak fizičkog kontakta s kupcima i zaposlenicima pomoću elektroničkih komunikacijskih sredstava;
- od svojih zaposlenika traže alternativna mjesta za rad, uglavnom iz svojih kuća ili drugih udaljenih mjesta;
- a koriste se alternativnim kanalima za isporuku svojih proizvoda putem vanjskih logističkih usluga.
Konačno, da bi riješile drugi problem - zdravlje i sigurnost - organizacije počinju zahtijevati zaštitnu opremu za svoje zaposlenike i uvode pravila za socijalno distanciranje. Međutim, problem je u tome što oni ne znaju da li se to radi na odgovarajući način, a ne znaju bi li to zadovoljilo njihove kupce i partnere.
No, tu je i dobra prilika: ISO standardi mogu vam pomoći u rješavanju ovih izazova.
Plan poslovanja u uslovima krize treba da bude u skladu sa sljedećim ISO standardima:
Dakle, za uspješan nastavak poslovanja trebali biste analizirati koje ljude, opremu, podatke, sirovine, treće strane itd. Trebate i koliko brzo ih trebate, definirati kako ih dobiti i opisati korake za početak korištenja. U tu svrhu morate izvršiti procjenu rizika i analizu utjecaja na poslovanje, razviti strategiju kontinuiteta poslovanja i donijeti Plan poslovanja u uslovima pandemije.
> Detaljnije o ISO 22301:2019
Dakle, za zaposlenike koji rade kod kuće, mora da se analiziraju koje se vrste incidenata mogu dogoditi sa dokumentiranim informacija i podacima pohranjenim na njihovim računarima i komuniciranim putem Interneta. Kada se to utvrdi, tek tada se može izabrati rješenje za zaposlenike, tj. virtualna privatna mreža (VPN), složene lozinke/pasvordi, šifriranje/kriptiranje podataka, samo unaprijed odobrene usluge u oblaku, redovita izradu sigurnosnih kopija podataka itd. Na kraju, ta pravila treba dokumentirati Politikom i procedurama.
> Detaljnije o ISO 27001:2013
- ISO 22301:2019 za kontinuitet operacija poslovanja;
- ISO/IEC 27001:2013 za sigurnost komunikacija i informacija (podataka);
- ISO 45001:2018 za zaštitu zdravlja i sigurnost na radu i
- ISO 9001:2015 za kvalitet proizvoda i usluga.
Osiguranje kontinuiteta operacija poslovanja
ISO 22301 je standard koji opisuje kako razviti sistem upravljanja kontinuitetom poslovanja - definira da morate procijeniti rizike koji mogu poremetiti vaše poslovanje i vaš lanac snabdijevanja, analizirati koliko brzo vam je potrebno da se oporavite kako biste izbjegli veliku štetu i koje resurse treba vam za oporavak. Na temelju tih informacija trebate potražiti rješenja koja će vam omogućiti oporavak i razviti plan kontinuiteta poslovanja za pandemiju.Dakle, za uspješan nastavak poslovanja trebali biste analizirati koje ljude, opremu, podatke, sirovine, treće strane itd. Trebate i koliko brzo ih trebate, definirati kako ih dobiti i opisati korake za početak korištenja. U tu svrhu morate izvršiti procjenu rizika i analizu utjecaja na poslovanje, razviti strategiju kontinuiteta poslovanja i donijeti Plan poslovanja u uslovima pandemije.
> Detaljnije o ISO 22301:2019
Sigurnost komunikacija i informacija
ISO 27001 standard je koji opisuje kako razviti sistem upravljanja informacijskom sigurnošću - definira da se prvo mora otkriti koji bi se potencijalni incidenti mogli dogoditi, a zatim definirati koje vrste zaštitnih mjera koje trebate implementirati kako biste spriječili incidente u vezi sa dokumentiranim informacija i podacima.Dakle, za zaposlenike koji rade kod kuće, mora da se analiziraju koje se vrste incidenata mogu dogoditi sa dokumentiranim informacija i podacima pohranjenim na njihovim računarima i komuniciranim putem Interneta. Kada se to utvrdi, tek tada se može izabrati rješenje za zaposlenike, tj. virtualna privatna mreža (VPN), složene lozinke/pasvordi, šifriranje/kriptiranje podataka, samo unaprijed odobrene usluge u oblaku, redovita izradu sigurnosnih kopija podataka itd. Na kraju, ta pravila treba dokumentirati Politikom i procedurama.
> Detaljnije o ISO 27001:2013
Kvalitet proizvoda i usluga
ISO 9001 je standard koji opisuje kako razviti sistem upravljanja kvalitetom, između ostalog, on definira da se mora na odgovarajući način osigurati kompetentnost zaposlenika za posao koji obavljaju, a svoje dobavljače i partnere trebate vrlo pažljivo odabrati.
Dakle, treba analizirati koje su vrste znanja i vještina potrebne za poslovanje u ovoj novoj situaciji i sistemski započeti s obukom zaposlenika - to bi se moglo odnositi na nove komunikacijske kanale koje se koriste sa svojim kupcima ili interno s kolegama, kako raditi na daljinu na efektivan i siguran način, kako raditi na licu mjesta, poštujući pravila socijalne udaljenosti itd.
Za dobavljače i partnere mora da se razviju jasni kriteriji radi izbora samo onih koji neće ugroziti lanac snabdijevanja - na primjer, izabrati samo one koji imaju cjelovita pravila za zaštitu zdravlja i sigurnost, one koji su obučili svoje ljude za socijalnu distancu, koji su razvili internetske komunikacijske kanale, itd.
Vjerojatno najvažniji aspekt zahtjeva ISO 45001 koji može pomoći u pandemiji je prepoznavanje opasnosti i s njima povezanih rizika, tako da se mogu kontrolirati radi poboljšanja zdravlja i sigurnosti. Ovo prepoznavanje opasnosti najbolje je obaviti pomoću znanja zaposlenika kako bi se pronašla najbolja rješenja. Korištenjem znanja zaposlenika njih čini samopouzdanim, tako da se neće bojati rada u prostorijama organizacije, ali to će se povjerenje odraziti i na kupce, koji se neće bojati stupiti u kontakt sa zaposlenicima organizacije.
Započeti slobodnim iznošenjem ideja/mišljenja, poput "koje su opasnosti sa kojima se susrećemo u procesu i gdje možemo smanjiti ove opasnosti u ovoj krizi?" Za vrijeme pandemije to može pomoći u brzoj identifikaciji i provedbi promjena koje trebate učiniti kako ne biste ostali bez posla, poput socijalne udaljenosti na radnom mjestu, alata za čišćenje, uklanjanja papira ili drugih sredstava sprečavanja da više ljudi dođe u kontakt, i pripremu zamjena kako bi se mogle obavljati nove uloge ili novi poslovi u slučaju da netko mora ostati kod kuće.
Kad se ljudi osjećaju sigurno, bolje će raditi - u nekim će slučajevima produktivnost biti još bolja nego prije pandemije; ovaj će pozitivan pristup osjetiti i kupci, a takvu će organizaciju početi preferirati nad svojim konkurentima.
> Detaljnije o ISO 45001:2018
Dakle, treba analizirati koje su vrste znanja i vještina potrebne za poslovanje u ovoj novoj situaciji i sistemski započeti s obukom zaposlenika - to bi se moglo odnositi na nove komunikacijske kanale koje se koriste sa svojim kupcima ili interno s kolegama, kako raditi na daljinu na efektivan i siguran način, kako raditi na licu mjesta, poštujući pravila socijalne udaljenosti itd.
Za dobavljače i partnere mora da se razviju jasni kriteriji radi izbora samo onih koji neće ugroziti lanac snabdijevanja - na primjer, izabrati samo one koji imaju cjelovita pravila za zaštitu zdravlja i sigurnost, one koji su obučili svoje ljude za socijalnu distancu, koji su razvili internetske komunikacijske kanale, itd.
Zaštita zdravlja i sigurnost na radu
ISO 45001 standard je koji opisuje kako stvoriti sistem upravljanja zaštitom zdravlja i sigurnosti na radu koji pomaže da se nadmaši puko ispunjavanje zakona, propisa i uvedenih mjera o zaštiti zdravlja i sigurnosti i da se radi na poboljšanju sistema zaštite zdravlja i sigurnosti na svom radnom mjestu.Vjerojatno najvažniji aspekt zahtjeva ISO 45001 koji može pomoći u pandemiji je prepoznavanje opasnosti i s njima povezanih rizika, tako da se mogu kontrolirati radi poboljšanja zdravlja i sigurnosti. Ovo prepoznavanje opasnosti najbolje je obaviti pomoću znanja zaposlenika kako bi se pronašla najbolja rješenja. Korištenjem znanja zaposlenika njih čini samopouzdanim, tako da se neće bojati rada u prostorijama organizacije, ali to će se povjerenje odraziti i na kupce, koji se neće bojati stupiti u kontakt sa zaposlenicima organizacije.
Započeti slobodnim iznošenjem ideja/mišljenja, poput "koje su opasnosti sa kojima se susrećemo u procesu i gdje možemo smanjiti ove opasnosti u ovoj krizi?" Za vrijeme pandemije to može pomoći u brzoj identifikaciji i provedbi promjena koje trebate učiniti kako ne biste ostali bez posla, poput socijalne udaljenosti na radnom mjestu, alata za čišćenje, uklanjanja papira ili drugih sredstava sprečavanja da više ljudi dođe u kontakt, i pripremu zamjena kako bi se mogle obavljati nove uloge ili novi poslovi u slučaju da netko mora ostati kod kuće.
Kad se ljudi osjećaju sigurno, bolje će raditi - u nekim će slučajevima produktivnost biti još bolja nego prije pandemije; ovaj će pozitivan pristup osjetiti i kupci, a takvu će organizaciju početi preferirati nad svojim konkurentima.
> Detaljnije o ISO 45001:2018
Primjedbe
Objavi komentar